Plus d'inscrits, moins d'administratif pour les bénévoles.
Une famille qui cherche un club pour son enfant doit trouver le vôtre, sur Google comme dans les réponses des IA. Ensuite, un agent prend la partie répétitive des inscriptions, des convocations et du suivi des partenaires.
Les clients qui vous cherchent vous trouvent.
La recherche d'un club
Aujourd'hui« Club de judo enfant » et le nom de la ville : le club n'apparaît pas, ou avec des horaires d'il y a deux saisons.
Avec nousUne fiche Google à jour, et un club qui remonte quand une famille cherche votre sport près de chez elle.
Le site du club
Aujourd'huiUn site que plus personne ne met à jour, ou seulement une page sur les réseaux sociaux.
Avec nousUn site simple à tenir à jour : créneaux, inscriptions, contacts, et une page pour les partenaires.
La question posée à une IA
Aujourd'hui« Où inscrire mon enfant au judo près de chez moi ? » : l'IA ne connaît pas votre club.
Avec nousDes informations claires et à jour, pour que les IA citent votre club aux familles du coin.
Trois tâches qu'un agent prend en charge.
Les inscriptions
Aujourd'huiDossiers incomplets, certificats manquants, paiements à pointer.
Avec un agentL'agent vérifie chaque dossier, relance les familles pour les pièces manquantes et tient la liste à jour.
Les convocations
Aujourd'huiChaque semaine, il faut prévenir joueurs et parents des horaires et des changements.
Avec un agentL'agent envoie les convocations, collecte les présences et prévient l'entraîneur des absences.
Les partenaires
Aujourd'huiLes contreparties promises aux sponsors sont suivies de mémoire.
Avec un agentL'agent suit les engagements de chaque partenaire et prépare un bilan de fin de saison.
Du temps facile à récupérer : les convocations du week-end
Chaque semaine, il faut prévenir joueurs et parents de l'heure du match et du lieu de rendez-vous, puis compter les présents. Ce travail retombe souvent sur l'entraîneur ou un bénévole, le jeudi soir.
L'agent part du calendrier des rencontres et de la liste de chaque équipe. Il envoie la convocation par email ou par la messagerie des familles. Il collecte ensuite les réponses et prévient l'entraîneur s'il manque des joueurs.
Dans un club, c'est la tâche dont tout le monde voit le changement dès le premier week-end. Si chez vous ce sont plutôt les inscriptions de rentrée qui débordent, on commence par elles.
Mardi, le calendrier tombe : une équipe de jeunes joue samedi, à l'extérieur.
Mercredi, l'agent envoie la convocation aux familles avec l'heure et le lieu de rendez-vous, et demande une réponse avant jeudi soir.
Jeudi, l'entraîneur reçoit la liste des présents et des absents. Une famille n'avait pas répondu : l'agent l'a relancée dans l'après-midi.
Ce que l'agent ne fait pas.
Il s'appuie sur votre outil de licences et vos tableurs, et écrit aux familles par leurs messageries habituelles. Les décisions sportives et celles du bureau restent les vôtres.
La composition des équipes
Il ne choisit ni les joueurs convoqués ni les remplaçants. Il envoie la liste que l'entraîneur a faite.
Les questions de santé
Il vérifie qu'un certificat ou un questionnaire de santé a été fourni, sans en commenter le contenu.
Les désaccords
Un parent mécontent du temps de jeu : il transmet le message au responsable et ne répond pas à sa place.
Les questions qu'on regardera ensemble.
Inutile de préparer les réponses : on les cherche ensemble pendant l'appel de 20 minutes, et « je ne sais pas » est une réponse tout à fait normale. Elles servent à repérer ce qui vous apporterait le plus : des clients en plus, du temps gagné, ou les deux.
- Combien de licenciés et d'équipes compte le club ?
- Comment prévenez-vous les familles aujourd'hui : email, groupe de messagerie, application du club ?
- Quel outil utilisez-vous pour les inscriptions et les licences ?
- Qui fait l'administratif : des salariés, des bénévoles, ou les deux ?
- Comment les nouveaux adhérents découvrent-ils le club aujourd'hui ?
« Inscriptions, certificats médicaux, relances de cotisations : tout reposait sur deux bénévoles. L'agent gère le suivi, et ils ont retrouvé leurs soirées. »
Olivier P., président, club de handball
Des offres utiles pour votre secteur.
Création de site web
Pour un club : créneaux, inscriptions et partenaires sur un site que les bénévoles mettent à jour sans effort.
Découvrir l'offre →Visibilité Google (SEO)
Pour un club : remonter quand une famille cherche votre sport dans votre ville, sur Google et Google Maps.
Découvrir l'offre →Visibilité dans les IA
Pour un club : être cité quand un parent demande à une IA où inscrire son enfant.
Découvrir l'offre →Agents IA & automatisations
Pour un club : vérifier les dossiers d'inscription en début de saison, puis gérer chaque semaine convocations et présences.
Découvrir l'offre →Assistant IA privé
Pour un club : retrouver un règlement, le contact d'un partenaire ou une décision du bureau en posant simplement la question.
Découvrir l'offre →Formation & coaching
Pour un club : montrer aux bénévoles comment rédiger une convocation, un compte rendu de réunion ou une demande de subvention avec l'IA.
Découvrir l'offre →Et toutes les autres peuvent vous servir : il n'y a pas de mauvaise porte d'entrée. Voir toutes nos offres →
Chez vous, par où commencer ?
20 minutes au téléphone, sans engagement. Vous repartez avec au moins une idée concrète : pour attirer des clients, pour gagner du temps, ou les deux.
Questions fréquentes.
Notre club est petit, est-ce utile ?
Souvent plus qu'ailleurs : quand trois personnes font tout, chaque heure gagnée compte.
Les parents doivent-ils installer quelque chose ?
Non. L'agent leur écrit par email ou par les messageries qu'ils utilisent déjà.
Fonctionne-t-il avec notre outil de licences ?
On le vérifie ensemble. Si votre outil permet d'exporter la liste des licenciés, l'agent s'en sert. Sinon, il part d'un tableur que vous tenez déjà.
Les bénévoles doivent-ils apprendre un nouvel outil ?
Non. Ils continuent de recevoir les informations comme avant. La personne qui pilote l'agent est formée pendant la mise en service.
Un petit club a-t-il besoin d'un site ?
Oui. Les familles cherchent un club sur Google, et choisissent souvent celui qui donne clairement ses créneaux et ses contacts. Un site simple et une fiche Google à jour font la différence avec le club d'à côté.
Où sont hébergées nos données ?
Sur des serveurs européens. L'agent n'accède qu'aux outils que vous autorisez, et chaque action est enregistrée.
Combien de temps pour démarrer ?
À partir de deux semaines entre le premier appel et le premier agent en service, selon le nombre de tâches et d'outils à connecter.
Combien ça coûte ?
Ça dépend du périmètre : nombre de tâches, outils à connecter, taille de l'équipe. On vous donne un prix clair après l'appel de cadrage de 20 minutes, avant tout engagement.
La newsletter
Chaque semaine, une tâche qu'un agent IA peut faire à votre place, un conseil pour être trouvé sur Google et cité par les IA, et nos nouveaux articles.